Документы на рабочем столе- это одна из самых трудных проблем для большинства людей. Вы не согласны? Тогда можете дальше не читать, и вам можно только позавидовать...

Бумаги на столе очень трудно организовать, потому что:

1. Это скучно
2. Бумага плоская, и результаты разбора кучи очень трудно заметить, ведь бумаг всегда так много.
3. Бумага на вашем столе постоянно прибывает и прибывает...
4. Это обычно черно-белая субстанция, которая уже так замылила глаза, что текст в документах, практически, не воспринимается
5. Практически по каждой бумажке надо принять какое-то решение, а их очень много, и значит, надо принять очень много решений.

Неудивительно, что для людей весьма характерно откладывать разбор бумаг, когда  очень много других  задач, которые тоже требую решений, но решение которых менее утомительно. К сожалению, каждый раз, когда вы откладываете разборы на своем рабочем столе, куча ваших бумаг не уменьшается, а желание их разобрать уменьшается с каждой новой бумажкой.

Вскоре у вас на столе образуется бумажный кошмар,  который вызывает беспокойство, депрессию, самоотвращение, гнев, раздражение и истощение.

Итак, хотите его разобрать? Надоел этот кошмар? Давайте попробуем следовать 4-м простым правилам...

1. Никогда не начинайте со своего стола, если у вас есть еще какие - нибудь очень важные дела.

Если Вы начнете с именно бумаг, то Вы это дело до конца не доведете! Вы найдете себе еще кучу дел, которые надо переделать. Вы будете делать все, что угодно, но  только не разбирать на столе.

Единственный способ эффективно разобраться с бумагами на столе состоит в том, чтобы дойти до этого. Начните с разборки вашего рабочего места, вытрите пыль, отсортируйте канцелярские принадлежности, полейте цветы, уберите мусор, разберите в ящиках, в шкафу, в тумбе и т.д. Тогда-то, когда комната станет чистой, светлой, и останется только куча бумаги на столе, работать с ней станет на много легче.

2. Не начинайте с единичной бумажки.

Важно видеть успех в вашем начинании, видеть результат и как можно быстрее.  Поэтому сначала обработайте и выбросите или уберите БОЛЬШИЕ КУСКИ бумаги,  как журналы, информационные бюллетени и бумаги, сшитые вместе.  Когда ваша куча начнет уменьшатся, и вы увидите результат своих усилий, у вас останется желание продолжать. Вы не согласны? Весь успех в том, что человек продолжает эффективно действовать только тогда, когда видит плоды своих усилий.

3. На столе оставьте только те бумаги, которые вы будете использовать. Остальные или выбросите или отсортируйте в папки.

Большинство людей держат на своем столе слишком много бумаги, потому что они не знают, что им нужно из этого, а что можно выбросить. Многие держат документы, чтобы обезопасить себя. То есть вам, наверное, знакомо это "а вдруг понадобится".  В таком случае Мистер Север вам советует взять папку "Corona", подписать ее "А вдруг" и подшивать такие бумажки туда. Или другой способ: приклеить красный стикер к бумажке и написать на ней дату и время приклеивания стикера. Сложить эти документы со стикерами в папку или ящик. При обращении к бумажке отрывайте стикер, а через месяц загляните в эту коробку, если там останутся документы, можете их выбросить. Ведь не потребовались месяц, тогда не потребуются и дальше. И чем дольше вы будете откладывать выброс, тем больше бумаг вам надо сортировать, откладывать, просматривать.  Но такой способ можно применять для разных информационных материалов. Для серьезных документов лучше подойдет папка "А вдруг", ну или как-нибудь еще ее обзовите. Папка "А вдруг" поможет вам сохранить документы, которые могут потребоваться позже, но в то же время не утонуть в них.

Когда вас терзают сомнения "выбросить" или "оставить" спросите себя, "Как я буду это использовать, куда эта бумажка мне может пригодиться?"  И если ответом для вас станет только туалет, то радуйтесь! Ваша жизнь стала на одну бумажку легче.

4. Разбирайте бумаги на столе каждый день

80%-90% документов которые попадают на ваш стол оседают на нем только потому, что вы откладываете ее просмотр. Выберите время и  ежедневно в отведенное время просматривайте все бумаги на столе. Вы увидите, что 20% можно выбросить, 30% подписать и отдать, с 30% ознакомиться и подшить и только 20% требуют длительного и нудного процесса принятия решения.

Кроме того, любая бумажка в нормальной организации перед тем как к вам попасть проходит кучу регистраций, копирований, сохранений в электронном виде. То есть, каким нибудь образом сохраняется на случай утери для дальнейшего восстановления. Так что практически любая важная бумажка на вашем столе может быть восстановлена.

А если вы забыли что-то исполнить (лучше конечно не забывать)? Не волнуйтесь вам обязательно напомнят. А если не напомнят значит исполнение не обязательно... Или я не прав.

Знаете? Где-то я слышал такую систему "3-х гвоздей". Если указивка попала на стол, то не спешите ее выполнять, а повесьте на 1-й гвоздь. Если пришло напоминание, перевесьте на следующий гвоздь или выполните. Если пришла еще указивка о выполнении первой указивки, то повесьте на третий гвоздик и обязательно выполните. Все указивки выполняются только при попадании на третий гвоздик. Вот такая в чем-то очень даже правильная система...